एक मजबूत आईटी परिसंपत्ति निपटान (आईटीएडी) प्रक्रिया का निर्माण

आईटी संपत्ति निपटान प्रक्रिया के बारे में नए नियम लागू किए गए हैं। ये नए नियम आपके आईटी उपकरणों, जैसे सर्वर, हार्ड ड्राइव और अन्य डेटा-युक्त उपकरणों का निपटान असंभव या काफ़ी चुनौतीपूर्ण बना देते हैं। यह उपकरणों को कूड़ेदान में फेंकने या कर्मचारियों को सौंपने जितना आसान नहीं है।

अगर आप अपनी आईटी संपत्तियों का निपटान करते समय उचित प्रक्रियाओं और नियमों का पालन नहीं करते हैं, तो कई नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं। इन खतरों में आपकी प्रतिष्ठा को नुकसान, डेटा उल्लंघनों के लिए भारी आर्थिक दंड, कानूनी चुनौतियाँ और मुकदमे, हमारे पर्यावरण के लिए खतरे, और मानव स्वास्थ्य के लिए खतरे शामिल हैं जो आईटी उपकरणों में मौजूद विषाक्त पदार्थों को अनुचित तरीके से डंप करने और मिट्टी या मीठे पानी की आपूर्ति में रिसने से हो सकते हैं।

मौजूदा नियमों और अनुचित निपटान के खतरों के कारण, आपकी कंपनी को यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रक्रिया सुनिश्चित करनी होगी कि आपके उपकरण का सुरक्षित और भरोसेमंद तरीके से निपटान किया जाए।

ITAD एक IT परिसंपत्ति के अंत की शुरुआत है

आईटीएडी, या आईटी परिसंपत्ति निपटान, किसी आईटी परिसंपत्ति के जीवनचक्र का अंतिम, लेकिन महत्वपूर्ण चरण है। हालाँकि, जब परिसंपत्ति अपने जीवन-काल के अंत तक पहुँच जाती है, तो आप उसे आसानी से नष्ट या दे नहीं सकते। आईटी परिसंपत्तियों के सुरक्षित निपटान के लिए अभी भी बहुत कुछ किया जाना बाकी है। 2016 में, कैस्केड की एक रिपोर्ट के अनुसार, लगभग 85% कंपनियों के पास अब आईटी परिसंपत्तियों के निपटान के लिए एक नीति है। क्या आपकी कंपनी के पास भी ऐसी नीति है?

आईटीएडी प्रक्रिया में पुनर्विक्रय, दान या पुनर्चक्रण के लिए उपकरण तैयार करना भी शामिल है, जैसे कि उन्हें अच्छी स्थिति में रखना, सभी सहायक उपकरणों को एक साथ रखना, जैसे कि बिजली के तार और कीबोर्ड, तथा पासवर्ड और ताले हटाना।

DIY मार्ग या किसी तृतीय-पक्ष विक्रेता का उपयोग करना

आपके आईटी उपकरण को दान, रीसायकल या दोबारा बेचे जाने से पहले, उपकरण पर मौजूद सभी डेटा को ठीक से मिटाकर हटा देना ज़रूरी है। ज़रा सोचिए। आपके डेस्कटॉप या लैपटॉप पर कितनी जानकारी संग्रहीत है? आपके पास तस्वीरें, ग्राहकों के नाम, पते, फ़ोन नंबर और वित्तीय जानकारी हो सकती है। यह जानकारी आईटी उपकरण से पूरी तरह मिटा दी जानी चाहिए ताकि यह गलत हाथों में न जाए।

कुछ कंपनियाँ स्वयं डेटा मिटा सकती हैं और उपकरणों को पुनर्विक्रय, दान या पुनर्चक्रण कर सकती हैं। लेकिन यह केवल छोटे व्यवसायों के लिए ही व्यावहारिक है, बड़े व्यवसायों या बड़े डेटा केंद्रों वाले व्यवसायों के लिए नहीं। और छोटे व्यवसायों के लिए भी, इसके लिए विशेषज्ञता और समय की आवश्यकता होती है जो अधिकांश छोटे व्यवसायों के पास नहीं होता। उदाहरण के लिए, आपको सभी उपकरणों की सूची बनानी होगी और यह जानना होगा कि कौन से उपकरण डेटा-युक्त हैं, और पुर्जों का पुन: उपयोग कैसे करें। यदि आपको यह जानकारी नहीं है, तो आप ITAD में स्वयं आगे नहीं बढ़ पाएँगे। यही कारण है कि अधिकांश कंपनियाँ, चाहे बड़ी हों या छोटी, किसी तृतीय-पक्ष विक्रेता का उपयोग करती हैं। किसी तृतीय-पक्ष विक्रेता की सहायता से पुराने कंप्यूटरों के निपटान की तैयारी आसान होती है।

पुनर्विक्रय, दान या पुनर्चक्रण - पुराने आईटी उपकरणों का क्या करें

एक अन्य निर्णय जो लिया जाना आवश्यक है, वह यह है कि उपकरण के लिए अंतिम चरण क्या है।

विकल्प इस बात पर निर्भर करते हैं कि कंपनी उपकरण का निपटान कर रही है या नहीं, ITAD विक्रेता इस्तेमाल कर रहा है या नहीं, या फिर कंपनियाँ स्वयं ही उपकरण बनाने का विकल्प चुन रही हैं या नहीं। अगर कंप्यूटर और उपकरण बिल्कुल नए और अच्छी स्थिति में हैं, तो उनका पुनर्विक्रय मूल्य हो सकता है और व्यवसाय उन्हें पुनर्विक्रय करके अपनी बिक्री शुल्क का एक प्रतिशत वापस पा सकता है। कुछ उपकरण अच्छा-खासा लाभ दिला सकते हैं, जो किसी कंपनी के आईटी विभाग के लिए महत्वपूर्ण हो सकता है।

कुछ उपकरण पुराने हो चुके हैं, और उन्हें दोबारा बेचने के लिहाज से उनका कोई खास मूल्य नहीं हो सकता। लेकिन अगर वे अभी भी काम करते हैं, तो कई स्थानीय गैर-लाभकारी संस्थाएँ उनका इस्तेमाल कर सकती हैं या उनके लिए कोई अच्छा घर ढूँढ सकती हैं। ऐसे में, उन्हें दान करके टैक्स में छूट पाना फायदेमंद हो सकता है।

अंत में, कुछ उपकरण टूटे हुए या इतने पुराने हो जाते हैं कि उनका कोई पुनर्विक्रय मूल्य नहीं रह जाता और उन्हें दान नहीं किया जा सकता। ऐसी वस्तुओं के लिए, पुनर्चक्रण ही सबसे बेहतर विकल्प है।

आदर्श रूप से, जितना हो सके, उपकरणों का पुनः उपयोग किया जाना चाहिए – इसलिए उन्हें दान कर दें या फिर से बेच दें। अधिकांश प्रतिष्ठित ITAD विक्रेता ऐसा ही करेंगे। उपकरणों का पुनः उपयोग करने से आपके कार्बन फुटप्रिंट में कमी आती है क्योंकि इससे अधिक कंप्यूटर बनाने की आवश्यकता कम हो जाती है, दूसरों को IT तक पहुँचने का अवसर मिलता है और हानिकारक पदार्थों को लैंडफिल से बाहर रखा जाता है।

यदि आप स्वयं ही कार्य करने का निर्णय लेते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि पुनर्विक्रय या दान करने से पहले डेटा को उचित तरीके से मिटा दिया जाए, यदि आप अकेले ऐसा नहीं करना चाहते हैं तो प्रतिष्ठित ITAD विक्रेता आपके लिए यह कार्य कर सकते हैं।

शीघ्रता से कार्य करें

अगर आपके पास ऐसे आईटी उपकरण हैं जिन्हें आपको निपटाना है, तो तुरंत कार्रवाई करना ज़रूरी है। पुराने उपकरणों को धूल न जमने दें। संपत्तियों का मूल्यह्रास 3.5% प्रति माह की दर से होता है ।

इसके अलावा, किसी विशेष सौदे या नए सॉफ़्टवेयर रिलीज़ का मतलब हो सकता है कि कई कंपनियाँ एक साथ अपने आईटी उपकरणों को अपग्रेड करें। इससे पुन: उपयोग बाज़ार में एक जैसे ढेरों आईटी उपकरणों की बाढ़ आ सकती है। कोई कंपनी अपने उपकरणों को जितने लंबे समय तक अपने पास रखेगी, उसकी माँग और पुनर्विक्रय मूल्य उतना ही कम होगा।

एक बेहतरीन ITAD कंपनी आपके उपकरण को निपटान के लिए तैयार करने में आपकी मदद कर सकती है, तथा आप इसे मूल्य खोने या पुराना होने से पहले ही यथाशीघ्र बेच सकते हैं या दान कर सकते हैं।

तृतीय पक्ष आईटी निपटान विक्रेता की जांच करना

किसी तृतीय-पक्ष आईटी डिस्पोज़िशन विक्रेता का चयन करते समय, विक्रेता की पूरी जाँच करना ज़रूरी है। इस प्रक्रिया में मदद के लिए, EPA ने संघीय एजेंसियों के लिए एक उपयुक्त भागीदार खोजने हेतु एक चेकलिस्ट तैयार की है । आपके जैसे व्यवसायों को भी ITAD समाधान खोजते समय इसी तरह की चेकलिस्ट का उपयोग करना चाहिए।

किसी तृतीय-पक्ष आईटी निपटान विक्रेता की जाँच करते समय आपको कई बातों पर ध्यान देना चाहिए। आपको जिन बातों पर ध्यान देना चाहिए उनमें से एक यह है कि क्या विक्रेता ई-स्टीवर्ड्स या ई-स्टीवर्ड्स प्रमाणित है। आप एक प्रमाणित कंपनी चाहते हैं, ताकि आपको निश्चिंतता हो कि उन्हें पता है कि वे क्या कर रहे हैं। साथ ही, इस बात पर भी ध्यान दें कि क्या विक्रेता आईटी परिसंपत्ति निपटान प्रक्रिया के किसी भी हिस्से को उप-ठेके पर देता है। यदि वे ऐसा करते हैं, तो वे अपने उप-ठेकेदारों की जाँच कैसे करते हैं? और क्या कंपनी आपको इस बात से अवगत कराती है कि प्रक्रिया के प्रत्येक चरण में आपके डेटा तक किसकी पहुँच होगी? आप अपने आईटी उपकरण और उस पर मौजूद डेटा के लिए ज़िम्मेदार हैं, इसलिए आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि कोई उल्लंघन न हो, उपकरण रखने वाली कंपनी प्रतिष्ठित हो, और आपके द्वारा नियुक्त तृतीय-पक्ष विक्रेता के समान सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करे।

एक सुरक्षित स्थानांतरण और डेटा विनाश प्रक्रिया इस प्रकार दिखती है

यदि आप किसी तृतीय-पक्ष विक्रेता का उपयोग करना चुनते हैं, तो सुनिश्चित करें कि उनके पास डेटा के संग्रहण, परिवहन, विनाश, या स्वच्छता और अंततः निपटान या पुन: उपयोग के लिए एक सुदृढ़ प्रक्रिया है। कंप्यूसाइकल में, हम आईटी परिसंपत्ति निपटान प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को गंभीरता से लेते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपका आईटी उपकरण हमेशा सुरक्षित हाथों में रहे। प्रक्रिया के डेटा विनाश चरण को सुरक्षित बनाने के लिए हम निम्नलिखित कुछ चरणों का पालन करते हैं।

हमारा पहला कदम अपने सभी कर्मचारियों की पृष्ठभूमि की पूरी तरह से जाँच करना है। हम चाहते हैं कि हमारे लिए केवल सर्वश्रेष्ठ लोग ही काम करें। हम अपने साथ काम करने वाले प्रत्येक कर्मचारी की पृष्ठभूमि की पूरी तरह से जाँच करने के लिए समय निकालते हैं और वे हर समय परिवहन कर्मचारी पहचान प्रमाण पत्र (TWIC) कार्ड अपने पास रखते हैं।

हम आपके व्यवसाय स्थल पर ही डेटा विनाश सेवाएं प्रदान कर सकते हैं, जहां आप डेटा के सुरक्षित विनाश को देख सकते हैं या हम कार्य करने के लिए उपकरणों को सुरक्षित रूप से हमारी सुरक्षित सुविधा में वापस ले जा सकते हैं।

जब हम आपके स्थान से संपत्तियाँ हटाते हैं, तो उन्हें अपने ट्रकों में लादने से पहले बक्सों में बंद कर देते हैं। इससे आपको यह निश्चिंतता मिलती है कि आईटी संपत्ति निपटान प्रक्रिया के अगले चरण के लिए आपके स्थान से हमारे स्थान पर स्थानांतरित होने तक उपकरण सुरक्षित हैं। हम ऐसे ट्रकों का उपयोग करते हैं जिनमें जीपीएस ट्रैकिंग जानकारी होती है और जो हमें यह देखने की अनुमति देते हैं कि दरवाजे कब खुले हैं। इससे हमें हर समय आपके उपकरण की स्थिति पर नज़र रखने में मदद मिलती है।

तीसरा चरण है हमारी सुविधा पर पहुँचना। जब आपके उपकरणों से भरे ट्रक या वैन हमारी सुविधा पर पहुँचते हैं, तो आप निश्चिंत हो सकते हैं कि वे एक सुरक्षित वातावरण में प्रवेश कर रहे हैं। हमारी सुविधा हर समय बंद रहती है और प्रवेश नियंत्रित रहता है। हर जगह कैमरे भी लगे हैं, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि केवल कुछ खास क्षेत्रों तक पहुँच रखने वाले ही प्रवेश कर सकें। हमारे पास एक अलार्म सिस्टम भी है, जो तोड़फोड़ को रोकता है। अंत में, हम कर्मचारियों के लॉकर सुविधा से अलग एक जगह पर रखते हैं। कर्मचारियों और उनके बैग या पर्स की प्रवेश या निकास के समय जाँच की जाती है, जिससे चोरी को रोकने में मदद मिलती है।

अंत में, CompuCycle सुरक्षा के एक और स्तर के रूप में त्रुटि एवं चूक बीमा और प्रदूषण बीमा प्रदान करता है। अगर अचानक कोई गड़बड़ी हो जाती है, तो हमारे पास उसे कवर करने के लिए बीमा राशि है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि आपको उस गलती के लिए अपनी जेब से पैसे नहीं निकालने पड़ेंगे। ये सभी कदम मिलकर एक मज़बूत प्रणाली बनाते हैं जो जोखिम या त्रुटि की संभावना को कम करती है, जिससे ग्राहक स्थानीय नियमों का पूरी तरह से पालन करते हैं और सामाजिक रूप से ज़िम्मेदार रीसाइक्लिंग को सक्षम बनाते हैं।

हर संपत्ति पर नज़र रखें

किसी कंपनी का आईटी एसेट मैनेजमेंट आपके कंपनी के उपकरणों के लिए शुरू से अंत तक ज़िम्मेदार होता है। उन्हें यह जानना ज़रूरी है कि उनके साथ क्या होता है, यहाँ तक कि जब वे परिसर से बाहर निकलते हैं। इसलिए, उन्हें एक आईटीएडी विक्रेता की सेवाएँ लेनी चाहिए जो आईटी एसेट निपटान प्रक्रिया के हर चरण में प्रत्येक एसेट पर नज़र रखे और यह नोट करे कि किन पुर्जों का पुन: उपयोग किया गया और किन पुर्जों का पुनर्चक्रण किया गया।

प्रमाणन और दस्तावेज़ीकरण

ऑडिट या कानूनी चुनौती की स्थिति में, कंपनी के पास अपनी संपत्ति के निपटान का पूरा दस्तावेज होना चाहिए। ये दस्तावेज विभिन्न प्रारूपों में उपलब्ध होने चाहिए जिन्हें आपकी कंपनी आसानी से एक्सेस कर सके और ज़रूरत पड़ने पर साझा कर सके। इन दस्तावेजों में आपके आईटी उपकरणों के विनाश से संबंधित सभी रिपोर्ट, निपटान और प्रमाणपत्र शामिल होने चाहिए।

एक प्रमाणित संगठन को आपको जो विशिष्ट दस्तावेज़ उपलब्ध कराने चाहिए, उनमें आईटी परिसंपत्ति निपटान सेवाओं के लिए दी गई आईटी परिसंपत्तियों की पूरी रिपोर्ट, प्रत्येक परिसंपत्ति के साथ क्या हुआ, इसका विवरण देने वाली रिपोर्ट, नष्ट की गई प्रत्येक हार्ड ड्राइव का सीरियल नंबर, पुनर्चक्रित सामग्री के लिए पुनर्चक्रण प्रमाणपत्र, डेटा स्वच्छता प्रमाणपत्र (मिटाए गए उपकरणों के लिए), और डेटा विनाश प्रमाणपत्र (कटे हुए उपकरणों के लिए) शामिल हैं। पुनर्विक्रय किए गए प्रत्येक उपकरण के सीरियल नंबर वाली रसीदें भी आपके लिए मददगार होंगी।