بناء عملية قوية للتخلص من أصول تكنولوجيا المعلومات (ITAD)

تم إدخال لوائح جديدة بشأن عملية التخلص من أصول تكنولوجيا المعلومات. هذه اللوائح الجديدة تجعل التخلص من معدات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك، مثل الخوادم ومحركات الأقراص الصلبة والأجهزة الأخرى الحاملة للبيانات أمراً مستحيلاً أو أكثر صعوبة. فالأمر ليس ببساطة التخلص من المعدات في سلة المهملات أو تمريرها إلى الموظفين.

إذا فشلت في اتباع الإجراءات واللوائح التنظيمية السليمة عند التخلص من أصول تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك، فقد تحدث العديد من الأمور السلبية. وتشمل هذه المخاطر الإضرار بسمعتك، والغرامات المالية الكبيرة المترتبة على انتهاكات البيانات، والتحديات والدعاوى القانونية، والمخاطر التي تهدد البيئة، والمخاطر الصحية البشرية التي يمكن أن تحدث إذا تم التخلص من المواد السامة في معدات تكنولوجيا المعلومات بشكل غير صحيح وتسربت عبر التربة أو إلى إمدادات المياه العذبة.

نظرًا للوائح التنظيمية المعمول بها ومخاطر التخلص غير السليم، يجب على شركتك تأمين عملية لضمان التخلص من معداتك بشكل آمن ومأمون.

تكنولوجيا المعلومات والاتصالات هي بداية النهاية لأصول تكنولوجيا المعلومات

يعتبر التخلص من أصول تكنولوجيا المعلومات، أو التخلص من أصول تكنولوجيا المعلومات، الخطوة الأخيرة، ولكن المهمة، في دورة حياة أصول تكنولوجيا المعلومات. ومع ذلك، عندما يصل الأصل إلى نهاية عمره، لا يمكنك ببساطة التخلص منه أو التخلي عنه. لا يزال هناك الكثير مما يجب القيام به للتخلص من أصول تكنولوجيا المعلومات بأمان. في عام 2016، صدر تقرير صادر عن Cascade إلى أن حوالي 85% من الشركات لديها الآن سياسة مطبقة لكيفية التخلص من أصول تكنولوجيا المعلومات. هل لدى شركتك؟

تتضمن عملية ITAD أيضًا إعداد المعدات لإعادة بيعها أو التبرع بها أو إعادة تدويرها، مثل الحفاظ عليها في حالة جيدة، والاحتفاظ بجميع الملحقات معًا، مثل كابلات الطاقة وكلمات المفاتيح، وإزالة كلمات المرور والأقفال.

مسار "اصنعها بنفسك" أو استخدام بائع خارجي

قبل أن يتم التبرع بمعدات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك أو إعادة تدويرها أو إعادة بيعها، يجب مسح أي بيانات موجودة على المعدات وإزالتها بشكل صحيح. فكر في الأمر للحظة. ما مقدار المعلومات المخزنة على أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو المحمولة لديك؟ قد يكون لديك صور وأسماء عملاء وعناوين وأرقام هواتف ومعلومات مالية. يجب مسح هذه المعلومات من معدات تكنولوجيا المعلومات لضمان عدم وقوعها في الأيدي الخطأ.

يمكن لبعض الشركات مسح البيانات بنفسها وإعادة بيع المعدات أو التبرع بها أو إعادة تدويرها. ولكن هذا الأمر عملي فقط للشركات الصغيرة، وليس للشركات الكبيرة أو التي لديها مراكز بيانات كبيرة. وحتى بالنسبة للشركات الصغيرة، يتطلب ذلك خبرة ووقتاً لا تملكه معظم الشركات الصغيرة. على سبيل المثال، ستحتاج إلى جرد جميع المعدات ومعرفة الأجهزة الحاملة للبيانات وإعادة استخدام الأجزاء. إذا لم تكن على دراية بهذه المعلومات، فلن تتقدم كثيراً في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بنفسك. هذا هو السبب في أن معظم الشركات، الكبيرة والصغيرة، تستخدم بائعاً خارجياً. العمل التحضيري للتخلص من أجهزة الكمبيوتر القديمة بسيط عند استخدام بائع خارجي.

إعادة البيع أو التبرع أو إعادة التدوير - ماذا تفعل بمعدات تكنولوجيا المعلومات القديمة

القرار الآخر الذي يجب اتخاذه هو المرحلة النهائية للمعدات.

تعتمد الخيارات على كل من الشركة التي تتخلص من المعدات أو بائع تكنولوجيا المعلومات والاتصالات المستخدم أو ما إذا كانت الشركات تسلك طريق "اصنعها بنفسك". إذا كانت أجهزة الكمبيوتر والمعدات جديدة تماماً وفي حالة جيدة فقد تكون لها قيمة إعادة البيع ويمكن للشركة استرداد نسبة مئوية من رسوم بيعها من خلال إعادة بيعها. يمكن أن تحقق بعض المعدات عوائد كبيرة، وهو ما قد يكون أمراً حيوياً لقسم تكنولوجيا المعلومات في الشركة.

بعض المعدات قديمة، وقد لا يكون لها قيمة كبيرة من حيث إعادة بيعها. ولكن إذا كانت لا تزال تعمل، فيمكن للعديد من المنظمات غير الربحية المحلية استخدام المعدات أو العثور على منزل جيد لها. في هذه الحالة، قد يكون التبرع بها والحصول على خصم ضريبي مفيداً.

أخيرًا، بعض المعدات معطلة أو قديمة جدًا بحيث لا يمكن إعادة بيعها ولا يمكن التبرع بها. بالنسبة لهذه العناصر، فإن إعادة التدوير هي الأكثر منطقية.

من الناحية المثالية، يجب إعادة استخدام أكبر قدر ممكن من المعدات - لذا تبرع بها أو أعد بيعها. معظم بائعي تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ذوي السمعة الطيبة سيقدمون ذلك. إن إعادة استخدام المعدات يقلل من بصمتك الكربونية من خلال تقليل الحاجة إلى صنع المزيد من أجهزة الكمبيوتر، ويمنح الآخرين فرصة الوصول إلى تكنولوجيا المعلومات ويبعد المواد الضارة عن مدافن النفايات.

إذا قررت أن تسلك طريقك بنفسك، فأنت بحاجة إلى التأكد من مسح البيانات بشكل مناسب قبل إعادة البيع أو التبرع بها، وهو أمر يمكن لموردي تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ذوي السمعة الطيبة أن يتولوا الأمر نيابةً عنك إذا كنت لا تريد أن تفعل ذلك بمفردك.

تصرف بسرعة

إذا كانت لديك معدات تكنولوجيا المعلومات التي تحتاج إلى التخلص منها، فمن المهم أن تتصرف بسرعة. لا تدع المعدات القديمة تتراكم عليها الأتربة. تنخفض قيمة الأصول بمعدل 3.5% شهرياً.

بالإضافة إلى ذلك، قد تعني صفقة خاصة أو إصدار برنامج جديد أن العديد من الشركات تقوم بترقية معدات تكنولوجيا المعلومات في وقت واحد. وقد يؤدي ذلك إلى إغراق سوق إعادة الاستخدام بالكثير من معدات تكنولوجيا المعلومات نفسها. وكلما طالت مدة احتفاظ الشركة بمعداتها، قل الطلب عليها وقيمة إعادة بيعها.

يمكن أن تساعدك شركة ITAD الرائعة في إعداد معداتك للتصرف فيها إما ببيعها أو التبرع بها في أسرع وقت ممكن قبل أن تفقد قيمتها أو تصبح قديمة.

التدقيق في بائع التخلص من تكنولوجيا المعلومات من طرف ثالث

عندما تقوم باختيار بائع للتخلص من تكنولوجيا المعلومات من طرف ثالث، من المهم أن تجري فحصاً شاملاً للبائع. للمساعدة في هذه العملية، أنتجت وكالة حماية البيئة قائمة مراجعة قائمة مرجعية للوكالات الفيدرالية للعثور على شريك مناسب. يجب على الشركات مثل شركتك استخدام قائمة مرجعية مماثلة عند البحث عن حلول تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.

يجب أن تنتبه جيداً إلى العديد من العناصر عندما تقوم بفحص بائع التخلص من تكنولوجيا المعلومات من طرف ثالث. أحد الأشياء التي يجب أن تنظر إليها عن كثب هو ما إذا كان البائع معتمداً من برنامج e-Stewards أو برنامج e-Stewards. فأنت تريد شركة معتمدة، حتى تكون مطمئنًا إلى أنها تعرف ما تفعله. انظر بعناية أيضاً إلى ما إذا كان البائع يتعاقد من الباطن مع أي أجزاء من عملية التخلص من أصول تكنولوجيا المعلومات. إذا كانوا يفعلون ذلك، كيف يدققون في المتعاقدين من الباطن؟ وهل تجعلك الشركة على دراية بمن سيتمكن من الوصول إلى بياناتك في كل مرحلة من مراحل العملية؟ أنت مسؤول عن معدات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك والبيانات الموجودة عليها، لذلك يجب عليك التأكد من عدم وجود أي خروقات، وأن الشركة التي تحتفظ بالمعدات ذات سمعة جيدة، وتتبع نفس أفضل الممارسات التي يتبعها البائع الخارجي الذي قمت بتعيينه.

تبدو عملية النقل الآمن وإتلاف البيانات على النحو التالي

إذا اخترت استخدام مورد خارجي، فتأكد من أن لديه إجراءً محكمًا لجمع البيانات ونقلها وإتلافها أو تعقيمها والتخلص منها أو إعادة استخدامها في نهاية المطاف. في CompuCycle، نأخذ كل خطوة من خطوات عملية التخلص من أصول تكنولوجيا المعلومات على محمل الجد لضمان أن تكون معدات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك في أيدٍ أمينة دائماً. فيما يلي بعض الخطوات التي نتبعها لضمان أن تكون مرحلة تدمير البيانات في العملية آمنة.

الخطوة الأولى التي نتخذها هي إجراء فحص شامل لخلفيات جميع موظفينا. فنحن لا نريد أن يعمل لدينا سوى أفضل من يعمل لدينا. نحن نأخذ الوقت الكافي لإجراء فحوصات شاملة لخلفية كل موظف يعمل معنا ويحملون بطاقات هوية عمال النقل (TWIC) في جميع الأوقات.

يمكننا تنفيذ خدمات تدمير البيانات في الموقع في مكان عملك حيث يمكنك مشاهدة التدمير الآمن للبيانات أو يمكننا نقل المعدات بأمان إلى منشأتنا الآمنة لتنفيذ العمل.

عندما نقوم بإزالة الأصول من موقعك، فإننا نقوم بإغلاقها داخل حقائب قبل تحميلها على شاحناتنا. يمنحك هذا الأمر راحة البال بأن المعدات آمنة أثناء نقلها من منشأتك إلى منشأتنا للخطوة التالية في عملية التخلص من أصول تكنولوجيا المعلومات. نحن نستخدم الشاحنات التي تتميز بمعلومات تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) وتسمح لنا بمعرفة متى يتم فتح الأبواب. وهذا يسمح لنا بتتبع مكان وجود معداتك في جميع الأوقات.

الخطوة الثالثة هي الوصول إلى منشأتنا. عندما تصل الشاحنات أو الشاحنات الصغيرة التي تحمل معداتك إلى منشأتنا، يمكنك أن تطمئن إلى أنها تدخل بيئة آمنة. منشأتنا مغلقة في جميع الأوقات ويتم التحكم في الدخول إليها. كما أن هناك كاميرات في كل مكان، مما يضمن عدم دخول سوى الأشخاص الذين يمكنهم الدخول إلى مناطق معينة. لدينا أيضاً نظام إنذار، مما يمنع عمليات الاقتحام. وأخيراً، نقوم بتخزين خزائن الموظفين في منطقة منفصلة عن المنشأة. يتم فحص الموظفين وحقائبهم أو محافظهم عند الدخول أو الخروج، مما يساعد على منع السرقة.

وأخيراً، تحمل CompuCycle تأميناً ضد الخطأ والسهو وتأميناً ضد التلوث كطبقة أخرى من الأمان. إذا حدث خطأ ما بشكل غير متوقع، فلدينا أموال التأمين لتغطيته، مما يضمن عدم اضطرارك إلى تحمل تكاليف الخطأ. تجتمع كل هذه الخطوات معاً لإنشاء نظام قوي يقلل من فرصة حدوث مخاطر أو أخطاء، مما يجعل العملاء متوافقين تماماً مع اللوائح المحلية ويتيح إعادة التدوير المسؤول اجتماعياً.

تتبع كل الأصول

إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات في الشركة هي المسؤولة عن معدات الشركة من المهد إلى اللحد. فهم بحاجة إلى معرفة ما يحدث لها، حتى عندما تغادر المبنى. وعلى هذا النحو، يجب عليهم استخدام بائع لإدارة أصول تكنولوجيا المعلومات يتتبع كل أصل في كل مرحلة من مراحل عملية التخلص من أصول تكنولوجيا المعلومات ويلاحظ الأجزاء التي أعيد استخدامها والأجزاء التي أعيد تدويرها.

الاعتماد والتوثيق

في حالة حدوث تدقيق أو طعن قانوني، يجب أن يكون لدى الشركة وثائق موثقة بشكل جيد للتصرف في أصولها. يجب أن تكون الوثائق متاحة بتنسيقات مختلفة يمكن لشركتك الوصول إليها ومشاركتها بسهولة إذا لزم الأمر. يجب أن تتضمن هذه المستندات أي تقارير وتسويات وشهادات تتعلق بإتلاف معدات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك.

تتضمن بعض المستندات المحددة التي يجب أن تزودك بها المؤسسة المعتمدة تقريراً كاملاً بأصول تكنولوجيا المعلومات التي تم إعطاؤها لخدمات التخلص من أصول تكنولوجيا المعلومات، وتقريراً يتضمن تفاصيل ما حدث لكل أصل، ورقم تسلسلي لكل قرص صلب تم إتلافه، وشهادة إعادة تدوير للمواد المعاد تدويرها، وشهادة تعقيم البيانات (للمعدات الممسوحة)، وشهادة تدمير البيانات (للمعدات الممزقة). سيكون من المفيد أن تحصل أيضًا على إيصالات بأرقام تسلسلية لكل قطعة من المعدات المعاد بيعها.